Erfahrungen aus der Praxis

Echte Unternehmen berichten über ihre Wege zu besserer Personalverwaltung und warum sich der Wandel gelohnt hat.

Wir hören oft: "Funktioniert das wirklich in meiner Branche?" Die Antwort liegt nicht bei uns, sondern bei den Unternehmen, die bereits den Schritt gegangen sind.

Hier teilen Geschäftsführer, Personalabteilungen und Teams ihre konkreten Erfahrungen. Manche kamen mit chaotischen Prozessen zu uns. Andere suchten nach Wegen, ihre wachsenden Teams besser zu organisieren. Alle hatten unterschiedliche Ausgangspunkte – und ihre Geschichten zeigen, was möglich ist, wenn man den richtigen Ansatz findet.

Drei Wege zum Erfolg

Jedes Unternehmen hatte andere Herausforderungen. Jedes fand seine eigene Lösung. Hier sind ihre Geschichten.

Modernes Büro mit strukturierter Arbeitsumgebung

Handwerksbetrieb Lüneburg

Von Excel-Listen zu klaren Abläufen

Ingrid führt einen Handwerksbetrieb mit 28 Mitarbeitern in Lüneburg. Jahrelang verwaltete sie Urlaube, Schichten und Krankheitsmeldungen in verschiedenen Excel-Dateien. Jede Änderung bedeutete manuelles Aktualisieren.

Im Frühjahr 2024 erreichte sie einen Wendepunkt – zwei Mitarbeiter erschienen gleichzeitig zur gleichen Schicht, weil eine Planänderung nicht überall aktualisiert wurde. "Das war der Moment, wo ich wusste: So geht es nicht weiter."

"Heute sehe ich auf einen Blick, wer wo ist. Die Mitarbeiter können selbst Urlaub anfragen. Und ich habe endlich Zeit für die Dinge, die wirklich wichtig sind."

Der Übergang dauerte etwa sechs Wochen. Ingrid hatte Bedenken, ob ihr Team – viele arbeiten seit Jahren im Betrieb – mit digitalen Tools zurechtkommen würde. Die Realität überraschte sie: Nach zwei Einführungsterminen nutzten fast alle die neue Lösung aktiv.

Team bei der Zusammenarbeit an digitalen Projekten

Startup Berlin

Wachstum ohne Chaos organisieren

Marc gründete 2023 sein Tech-Startup in Berlin. In nur einem Jahr wuchs das Team von fünf auf 34 Personen. "Am Anfang kannten wir uns alle. Jeder wusste, wer wann arbeitet. Aber plötzlich hatten wir drei verschiedene Zeitzonen und niemand hatte mehr den Überblick."

Das schnelle Wachstum brachte Probleme: Neue Mitarbeiter wussten nicht, an wen sie sich wenden sollten. Urlaubsanträge verschwanden in E-Mail-Threads. Arbeitszeiten wurden unterschiedlich erfasst.

"Wir brauchten eine Struktur, die mit uns mitwächst – ohne dass wir jemanden nur für Verwaltung einstellen müssen."

Nach der Einführung im November 2024 bemerkte Marc vor allem eines: weniger Fragen. "Früher kamen täglich Anfragen zu Prozessen. Jetzt finden die Leute Antworten selbst. Das klingt banal, macht aber einen riesigen Unterschied."

Professionelle Arbeitsumgebung mit modernen Systemen

Einzelhandel München

Mehrere Standorte zentral verwalten

Franziska betreibt vier Einzelhandelsgeschäfte in München mit insgesamt 47 Mitarbeitern. Jeder Standort hatte eigene Abläufe für Schichtplanung und Zeiterfassung. "Ich verbrachte Stunden damit, zwischen Standorten zu koordinieren und zu prüfen, ob alle Schichten besetzt sind."

Besonders kompliziert wurde es bei Vertretungen: Wenn jemand ausfiel, musste sie manuell prüfen, welche Mitarbeiter Zeit hatten und an welchem Standort sie gebraucht wurden.

Im Januar 2025 führte sie ein zentrales System ein. Die größte Veränderung? Transparenz über alle Standorte hinweg. "Ich kann jetzt von überall sehen, wie die Personalplanung aussieht. Und meine Filialleiter können eigenständig Schichten anpassen."

"Was mich am meisten überrascht hat: Wie viel ruhiger alles geworden ist. Früher gab es ständig Hektik wegen Personalfragen. Jetzt läuft es einfach."

Das sagen unsere Kunden

Ehrliche Rückmeldungen von Unternehmen verschiedener Größen und Branchen

Die Einarbeitung war erstaunlich unkompliziert. Innerhalb von drei Wochen hatte unser gesamtes Team die Grundfunktionen verstanden. Besonders schätze ich den Zeitgewinn bei der Urlaubsplanung.

Sabine Krüger

Personalleitung, Pflegedienst Hannover

Wir haben lange gezögert, von unserem alten System zu wechseln. Rückblickend hätten wir es früher tun sollen. Die Zeiterfassung funktioniert zuverlässig und unsere Mitarbeiter kommen gut damit zurecht.

Thorsten Hartmann

Geschäftsführer, Logistikunternehmen

Als mittelständisches Unternehmen mit 65 Mitarbeitern brauchten wir eine Lösung, die nicht zu kompliziert ist. Die Schichtplanung war vorher mein größter Zeitfresser – jetzt geht das fast von selbst.

Maike Reinhardt

HR-Managerin, Produktionsbetrieb

Der Support hat uns durch die Umstellung begleitet. Jede Frage wurde schnell beantwortet. Nach zwei Monaten lief alles reibungslos. Unsere Mitarbeiter schätzen besonders die mobile App.

Jürgen Wieland

Inhaber, Gastronomiebetrieb

Wir haben verschiedene Anbieter getestet. Die Entscheidung fiel wegen der klaren Benutzeroberfläche und der fairen Preisgestaltung. Nach einem Jahr können wir sagen: Es war die richtige Wahl.

Lars Bergmann

Betriebsleiter, Produktionsstandort

Die Integration mit unserer Lohnsoftware funktioniert einwandfrei. Das spart uns jeden Monat mehrere Stunden Arbeit. Die Fehlerquote bei der Abrechnung ist deutlich gesunken.

Nina Kowalski

Buchhaltung, Dienstleistungsunternehmen

Was sich wirklich verändert

Die häufigsten Verbesserungen, die unsere Kunden nach der Umstellung bemerken

Weniger administrative Arbeit

Die meisten Kunden berichten von einer spürbaren Zeitersparnis in der Verwaltung. Prozesse, die früher mehrere Stunden pro Woche in Anspruch nahmen, laufen jetzt automatisiert.

Besonders die Urlaubsplanung und Zeiterfassung benötigen deutlich weniger manuelle Eingriffe. Teams können vieles selbst organisieren, ohne dass jemand aus der Personalabteilung eingreifen muss.

Durchschnittlich 6–8 Stunden pro Woche

Bessere Übersicht und Kontrolle

Viele Geschäftsführer schätzen die zentrale Übersicht über alle Personalthemen. Statt verschiedene Listen zu pflegen, gibt es einen einzigen Ort für alle Informationen.

Das hilft besonders bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder Teams. Engpässe werden früher erkannt. Entscheidungen können auf Basis aktueller Daten getroffen werden.

Echtzeit-Transparenz über alle Standorte

Zufriedenere Mitarbeiter

Ein überraschender Effekt: Die Zufriedenheit im Team steigt oft nach der Umstellung. Mitarbeiter schätzen die Möglichkeit, eigenständig Urlaub zu beantragen oder Arbeitszeiten einzusehen.

Die Transparenz bei Schichtplänen und die schnellere Kommunikation werden häufig positiv hervorgehoben. Weniger Rückfragen bedeuten weniger Frustration auf beiden Seiten.

Mehr Autonomie für alle

Weniger Fehler bei Abrechnung

Die automatische Erfassung von Arbeitszeiten reduziert Fehler erheblich. Stunden müssen nicht mehr manuell übertragen werden, was eine häufige Fehlerquelle eliminiert.

Kunden berichten von weniger Rückfragen zur Lohnabrechnung und einer entspannteren Situation zum Monatsende. Die Datenqualität verbessert sich automatisch durch standardisierte Prozesse.

Präzisere Daten, weniger Korrekturen

Ihre Erfahrung könnte hier stehen

Viele Unternehmen zögern mit dem ersten Schritt. Dabei beginnt Veränderung oft mit einem einfachen Gespräch. Lassen Sie uns über Ihre aktuelle Situation sprechen.

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